Выстроили полный цикл тендерного отдела: карточка лота с обязательным чек-листом, автоматическая передача на расчёт экономисту, согласование с руководителем и подача заявки. Собственник принимает решения по карточке в телефоне — не отвлекаясь от производства.
Ситуация до начала работ
CRM использовалась только для планёрок: сотрудники ставили план дня, вечером закрывали задачи. Воронки были, но не применялись. Весь реальный процесс тендерного отдела существовал в головах и телефонных разговорах.
Тендерный специалист звонила Юрию по каждому аукциону: рассказывала объект, суммы, требования. Он отвлекался от производства, пытался удержать контекст в голове и давал устное добро — или не давал. Системы передачи информации не было.
Без чёткого чек-листа отбора специалист тратил время на аукционы, в которых компания не могла участвовать: режимный объект, не та электрика, неподходящие лицензии. Понимание «наш — не наш» приходило слишком поздно.
Экономист получал задачу устно или через мессенджер. Файлы смет передавались отдельно, комментарии терялись. Когда нужно было принять решение по цене, собирать данные приходилось вручную из разных источников.
После аукциона — выиграли или проиграли — история не сохранялась. Причины проигрышей не анализировались. Накапливать опыт и улучшать стратегию участия было невозможно.
Что сделали
Начали с детального разбора бизнес-процесса тендерного отдела, согласовали архитектуру, затем последовательно выстроили воронку, карточку лота, смарт-процессы расчёта и согласования.
Провели две встречи с собственником: зафиксировали реальный процесс работы тендерного отдела — от отбора закупки до подачи заявки. Прорисовали последовательность этапов, зоны ответственности сотрудников и точки, где необходимо участие руководителя.
Настроили воронку с этапами: Отбор → Согласование → Расчёт стоимости → Согласование цены → Подача заявки → Результат. На каждом этапе — свои поля, обязательные к заполнению, и ответственные сотрудники.
Реализовали структурированную карточку закупки: название лота, ссылка на площадку, источник (из реестра), закон (44-ФЗ / 223-ФЗ / ГПХ), формат участия, вид ремонта, вид работ (из реестра), особые условия, НМЦК, источник финансирования, условия оплаты, ключевые даты, балл за опыт.
Настроили отдельные справочники — виды работ и торговые площадки — чтобы специалист не вводил данные вручную, а выбирал из списка. Это ускоряет заполнение и позволяет строить аналитику по источникам и типам объектов.
Когда тендерный специалист переводит карточку на этап расчёта, Битрикс24 автоматически создаёт заявку для экономиста с привязкой ключевых данных. Экономист получает уведомление и видит файлы смет и комментарии прямо в своей карточке — без звонков и мессенджеров.
После расчёта карточка переходит к руководителю. Юрий видит полную картину в телефоне, оставляет комментарий с ценовым решением и переводит на следующий этап. По итогам фиксируются: балл за опыт, балл за стоимость, причина проигрыша (из списка), протоколы.
Результаты
Что конкретно изменилось
Теперь тендерный специалист не звонит мне по каждому аукциону — я открываю карточку в телефоне, вижу всё: объект, требования, расчёт, комментарии. Принял решение и поехал дальше. Планируем с Виктором дальнейшее сотрудничество и реализацию других отделов в Битрикс24.
Хотите выстроить тендерный отдел в Битрикс24?
Оставьте заявку — обсудим, как устроен ваш тендерный отдел сейчас, и предложим конкретный сценарий: чек-лист отбора, смарт-процессы расчёта и согласования, аналитику результатов.
Нажимая кнопку отправки формы, вы подтверждаете согласие на обработку персональных данных.
— Бесплатные Сайты и CRM. Создать сайт