Карточка звонка: планирование и фиксация результата
Минималистичная карточка — укажи дату, позвони, отметь результат. Система сама создаст следующий звонок.
Производитель мебели: каждый звонок зафиксирован — учёт контактов без телефонии в Битрикс24
Когда продажи строятся на личном контакте, важно фиксировать каждый звонок: дата, результат, договорённость. Выстроили систему учёта звонков внутри воронки квалификации и дашборд для руководителя — без подключения телефонии.
Ситуация до начала работ
Менеджеры звонили — но никто не знал, кому, когда и с каким результатом
Фабрика производит функциональную мебель и работает через личный контакт: менеджер ведёт клиента от первого звонка до сделки. CRM использовалась для фиксации заявок, но сами звонки нигде не учитывались. Руководитель видел только итог — выиграли или проиграли сделку.
Звонки нигде не фиксировались
Менеджер позвонил, поговорил — и всё. Ни даты, ни результата, ни того, о чём договорились. Следующий звонок планировался в голове или в заметках на телефоне.
Договорённости терялись
«Перезвоните через неделю» — и про клиента забывали. Или звонили не в то время, потому что никто не помнил договорённость. Клиент оставался без внимания.
Руководитель не видел загруженность
Непонятно: менеджер работает или нет? Сколько звонков сделал? Сколько клиентов в обработке? Без учёта — только субъективные ощущения.
Аналитики по звонкам не было
Никакого понимания конверсии: сколько звонков нужно, чтобы назначить встречу? Кто из менеджеров закрывает лучше? Принять управленческое решение было не на чём.
Что сделали
Смарт-процесс «Звонки» внутри воронки квалификации и дашборд для руководителя
Весь учёт строится без телефонии: менеджер сам фиксирует звонки в карточке. Минимум полей — максимум пользы для аналитики. Руководитель видит картину в дашборде.
01
Смарт-процесс «Звонки» внутри воронки квалификации
Отдельная сущность для учёта звонков, привязанная к воронке квалификации. Не задача, не активность — полноценная карточка со своим жизненным циклом, стадиями и аналитикой.
02
Минималистичная карточка звонка
Только нужное: плановая дата, время, результат и краткий комментарий. Никаких лишних полей — заполнить карточку занимает 30 секунд. Ответственный подтягивается автоматически.
03
Результаты звонка: успех и провал
Настроены стадии результата: успех (есть интерес, запрос КП, договорились о встрече) и провал (недозвон, скинул). Разделение важно для аналитики — конверсия считается только по успешным.
04
Автосоздание следующей карточки
При закрытии звонка с результатом «перезвонить» или «недозвон» система запрашивает время следующего звонка и автоматически создаёт новую карточку. Менеджер не забудет — система сама напомнит.
05
Привязка к сделке и клиенту
Каждая карточка звонка связана с карточкой сделки. В сделке видна вся история звонков: когда звонили, что обсуждали, на каком этапе остановились. Можно вернуться к сделке одним кликом.
06
Дашборд для руководителя — 3 блока аналитики
Настроен BI-дашборд: нагрузка по менеджерам, конверсия в КП и в успешный звонок, детализация по каждому звонку с комментариями, сравнение эффективности менеджеров в таблице и диаграмме.
Дашборд аналитики по звонкам — три блока для руководителя: общая картина, сводная таблица по каждому звонку и сравнение менеджеров
Результат
Руководитель видит каждый звонок — загруженность, конверсию и забытых клиентов
Что изменилось
- Каждый звонок зафиксирован с датой, результатом и комментарием
- Руководитель видит загруженность каждого менеджера в реальном времени
- Просроченные плановые звонки — сигнал о забытых клиентах
- Конверсия в КП и в успешный звонок считается автоматически
- Менеджер с нулевой конверсией виден сразу — можно разобрать звонки вместе
- Договорённости не теряются — система создаёт следующий звонок автоматически
- Вся история контактов с клиентом собрана в одной карточке сделки
Как руководитель читает дашборд
1
Блок 1 — Общая картина. Donut по нагрузке: кто перегружен, у кого мало звонков. Big Number: конверсия в успех и в КП. Если падают — копать в таблицу.
2
Блок 2 — Детализация. Построчный список: компания, ответственный, дата, результат, комментарий. Фильтр «В работе» — активные звонки. Просроченная дата — забытый клиент.
3
Блок 3 — По менеджерам. Таблица: звонки, в работе, конверсия в КП по каждому. Менеджер с высокой конверсией — изучить подход и передать практику остальным.
Блок 1 — нагрузка по менеджерам, результаты закрытых звонков, конверсия в КП и успешный звонок
Блок 3 — сравнение менеджеров: количество звонков, в работе, конверсия в КП, распределение по стадиям
Хотите выстроить такую же систему?
Разберём, как наладить учёт звонков в вашем отделе продаж — без телефонии и сложных настроек
Оставьте заявку — обсудим ваши процессы и покажем, как система учёта звонков будет работать именно у вас: от карточки до дашборда руководителя.
- Разбор текущего процесса работы менеджеров с клиентами.
- Конкретный сценарий системы учёта звонков под вашу воронку.
- Первый шаг — без абстрактных презентаций.
Нажимая кнопку отправки формы, вы подтверждаете согласие на обработку персональных данных.
— Бесплатные Сайты и CRM.